Юбилей, корпоратив, тимбилдинг, презентация, банкет и т.д. — с чего начать подготовку? Как сделать всё правильно, по уму, чтобы зрителям понравилось? Как ничего не упустить во многочисленных деталях праздника, чем удивлять гостей и какую все-таки выбрать оригинальную идею?
В этой статье собраны не просто советы профессионалов. Ниже — тайное знание, которое позволит вам, заказчику, минимизировать риски при организации любого мероприятия развлекательного характера. Это последовательность правильных шагов, которые приведут к заветной цели, даже если вы никогда не занимались организацией праздников.
Не верите? Попробуйте шагать вместе с нами, не торопясь, вдумчиво…
Шаг 1. Определитесь с целями и задачами вашего мероприятия, с его форматом.
Для чего проводится праздник, каких результатов вы хотите добиться с его помощью? Сформулируйте это, и формулировки точно понадобятся в дальнейшем. Ведь от этих «хотелок» вы придете к пониманию точного формата предстоящего события. Если же не придете — никто вам не запрещает обращаться за помощью к профессионалам уже на этой стадии.
Шаг 2. Определитесь с датой, местом и бюджетом.
Ну, если насчет формата и места проведения вы всегда можете посоветоваться со специалистами, то с датой мероприятия и его стоимостью определитесь сами. Бюджеты даже двух российских свадеб, празднуемых в один день, могут отличаться, как ценники космического корабля и мопеда. Что уж говорить про корпоративы… Помните главное: если вы приходите к подрядчику с утвержденной цифрой бюджета, то экономите прежде всего свое время. Ведь тогда правильный подрядчик потратит эти дни и часы на подготовку вашего мероприятия, а не на игру «Угадай-ка, сколько у нас есть денег на развлекательную программу».
Шаг 3. Определитесь с подрядчиком.
Каким должен быть идеальный подрядчик? Единственный критерий, которым мы советуем пользоваться: вы должны ему доверять, быть в нем уверены, как в профессионале. Ни один тендер или конкурс не дадут такой уверенности, зато ее может дать… Правильно: авторитетное мнение тех, кому вы доверяете. В Рязани все так или иначе друг друга знают, и кто-то в вашем окружении наверняка уже сталкивался с подобным выбором. Только не забывайте об основном недостатке «сарафанного радио» — многие советуют исключительно «своих». Поэтому всегда проверяйте портфолио потенциального подрядчика. Спрашивайте у него, для кого именно было организовано то или иное «красивое событие» из его портфолио. Затем не поленитесь поинтересоваться у названного заказчика, так ли все и было, как рассказывает потенциальный организатор.
Всегда заключайте договор. Обсудите с потенциальным подрядчиком и внесите в этот документ такие формулировки, которые позволят минимизировать ваши сомнения.
Но есть еще вещи, которых делать точно не нужно! Так, например, меняйте выбранного подрядчика, который уже приступил к подготовке вашего мероприятия, только в самых крайних случаях. Если все-таки решили поменять, старайтесь оплатить сделанную к этому моменту работу (разумеется, если она выполнена качественно и в срок). Почему? А вот почему.
Например, вы берете чужую идею (она вам нравится), не заплатив за нее, и отдаете другому, более сговорчивому в финансовых вопросах организатору, выдавая эту идею за свою. Возможно, вы не знали, но все рязанские организаторы мероприятий общаются между собой и при необходимости обмениваются информацией? Стоит ли удивляться, что в следующий раз никто не станет ничего делать для вас без предоплаты? Ведь таким образом вы портите не только свою репутацию, но и репутацию вашей компании.
Шаг 4. Создание подрядчиком идеи мероприятия и детальной сметы.
Не раз говорили, что при работе с компанией «ШоуТайм» созданию основной идеи мероприятия предшествует стадия погружения в специфику. Кроме того, немало про идеи мы уже рассказывали вот тут. Поэтому подробно останавливаться на этом шаге не будем, отметим только несколько самых важных моментов:
— придумывать основную идею мероприятия должен тот, кто знает, как будет ее реализовывать. Иначе в идее нет никакого практического смысла;
— пока не будет утвержденной идеи (концепции), невозможно составить детальную смету мероприятия. О цифрах в «доидейный период» можно говорить только приблизительно: ну как можно точно подсчитать непонятно что?
Приведем пример. Каждый год с наступлением мая звонят потенциальные заказчики с вопросом: «Сколько у вас стоит тимбилдинг в расчете на одного человека?». Как ответить на этот вопрос, если непонятно не только транспортное плечо (речь идет не о конкретном месте проведения, а так, в принципе), но и сама идея мероприятия? Как, за счет чего мы будем осуществлять командообразовательное единение, какие придумаем активности, площадки, как будут строиться соревнования (и будут ли они вообще)? В чем главная идея, которая подойдет именно этому заказчику?
Так сколько же у нас стоит тимбилдинг?
Шаг 5. Контроль дальнейшей подготовки мероприятия.
Итак, у вас уже есть подрядчик, которому вы доверяете. Благодаря ему у вас есть концепция (идея) мероприятия, договор с детальной сметой. Что дальше?
Дальше обсуждаются детали. Например, мы разрабатываем схему расположения площадок (если, конечно, в празднике задействованы разные площадки). Вот, например, как выглядела схема площадок события «Грин-парк: территория детства»:
Мы также предоставляем заказчику сценарный план-тайминг, из которого понятно, что именно будет происходить в каждый момент времени. При необходимости согласовывается дизайн тематических зон, репертуар и костюмы артистов, ассортимент и названия оригинальных коктейлей для тематического бара, сценарии, оформление сопровождающих шоу видеороликов и многое другое… Не редко бывает, что какие-то постановочные номера готовятся специально к тому или иному событию, соответственно, на стадии планирования нам еще нечего показать заказчику (это к вопросу о доверии из Шага 3). Например, так было с открытием дилерского центра Mercedes-Benz в Рязани: номер-открытие в стилистике танцевально-мультимедийного шоу позволил нам продемонстрировать единство превосходства, страсти и технологий в бренде Mercedes…
Естественно, все этапы нашей работы по подготовке праздника всегда обсуждаются и согласовываются с заказчиком.
Шаг 6. Как только вы дали команду начать мероприятие, займите место среди гостей.
Обратите внимание, что предложенный алгоритм — последовательность шагов — пригоден как для масштабного события, так и для небольшого банкета. Подходы к организации-то одинаковы, отличаются только объемы работы и, разумеется, бюджеты. Шаги всегда одни и те же. Самое главное: путь шести шагов позволяет организовать любое развлекательное мероприятие, разделив ответственность за качество его проведения с теми, кто уже не раз выполнял подобную работу на отлично.
При этом ваше руководство, коллеги и друзья, все ваши гости, хотя и знают, что вы наняли для проведения праздника подрядчика, но не видят перечисленных в этом материале шагов и не знают о них! В любом случае, это ведь вы выбрали дельного подрядчика и это под вашим руководством идет вся работа? Гости же вообще видят исключительно вас.
Соответственно, для всех вы — организатор мероприятия, тот талантливый и энергичный человек, кто все так тонко и интересно придумал-реализовал, всё предусмотрев и ничего не забыв.
Вы разделяете свою ответственность за проведение праздника (у вас есть договор, Шаг 3, помните?), но не разделяете ни с кем свои лавры победителя: это ваше событие, и ничье больше.
Как сказал бы капитан Джек Воробей: «Смекаешь?»
Фото Евгения Голикова и Дмитрия Вороширина.
Заинтересовались и хотите узнать о нас больше? Воспользуйтесь нашим чат-ботом в Телеге!
Наш тимбилдинг: новые программы!
Пятнадцать бесплатных идей для проведения юбилея — здесь.
Основные заблуждения заказчиков при организации мероприятий мы систематизировали тут.
Реализованные нами концепции, которые подойдут для юбилея: Эпоха рыцарства, Ленин-шпроты-пионерия, Чикаго, по фильму Гайдая «Иван Васильевич меняет профессиию», Русские сезоны, Пир мужества у викингов и 50 граней индивидуальности.
Рейтинг наших мероприятий за 10 лет
Наш инстаграм
